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- Fremdsprachensekretärin / Institutssekretärin (w/m/d)Forschungszentrum Jülich GmbH
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Jetzt RegistrierenSie möchten durch Ihre Arbeit einen Beitrag zur Energiewende in Deutschland leisten? Unser erfolgreiches Team braucht Sie, um die Strukturen für exzellente Wissenschaft zu festigen. Wenn Sie Freude an spannenden Themen haben und etwas bewegen wollen, dann sind Sie am Helmholtz-Institut Erlangen-Nürnberg für Erneuerbare Energien (IEK-11 / HI ERN) genau richtig! Das HI ERN ist als IEK-11 ein Institutsbereich des Forschungszentrums Jülich und bildet das Kernstück einer engen Partnerschaft zwischen dem Forschungszentrum Jülich, dem Helmholtz-Zentrum Berlin für Materialien und Energie und der Friedrich-Alexander- Universität Erlangen-Nürnberg am Standort Erlangen. Unterstützen Sie uns dabei, erneuerbare Energien klimaneutral, nachhaltig und kostengünstig nutzbar zu machen! Weitere Informationen zum HI ERN und zu seinen zukunftsweisenden Forschungsschwerpunkten finden Sie auf hi-ern.de.
Verstärken Sie diesen Bereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Fremdsprachensekretärin / Institutssekretärin (w/m/d)
in Teilzeit (30 Stunden / Woche)
Aufgaben
Haben Sie schon mal Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler gesehen, die im Admin-Dschungel klarkommen? Nein? Dann brauchen wir Sie als kompetente Unterstützung und Allround-Talent!
Ihre Aufgaben im Detail:
- Unterstützung der Personalsachbearbeitung im Onboarding-Prozess der neuen Mitarbeitenden in Deutsch und Englisch
- Organisation und Unterstützung unserer Professorinnen und Professoren bei deren Engagement an der kooperierenden Universität, z.B. Anmeldung der Master- und Bachelorarbeiten an der Universität oder Raumplanung für Vorlesungen
- Pflege der internen Datenbanksysteme, z.B. Publikationsdatenbank, wodurch Sie aktiv an der Sichtbarkeit unserer wissenschaftlichen Leistungen beteiligt sind
- Administrative Begleitung internationaler Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler
- Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen sowie Aufbau und Pflege der Kontaktdatenbank
- Korrespondenz mit Mitarbeitenden des Forschungszentrums sowie externen Kundinnen und Kunden in deutscher und englischer Sprache
- Administrative Vor- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen einschließlich Korrespondenz mit Antragstellerinnen und Antragstellern sowie Prüfung der Abrechnungsunterlagen auf Vollständigkeit
- Organisation / Vorbereitung von internen und externen Meetings, Terminen und Workshops sowie wissenschaftlichen Veranstaltungen
- Einholung von Angeboten bei externen Anbietern zu Bewirtungen, Hotelunterkünften, Tagungsräumen in enger Abstimmung mit dem Geschäftsbereich Einkauf und Materialwirtschaft
Profil
- Eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, alternativ ein Abschluss als staatlich anerkannter / geprüfter Fremdsprachensekretär (w/m/d) (in Englisch) oder gleichwertige Qualifikation bzw. Nachweis der Fremdsprachenkenntnisse (Level B2 / C1 nach GER)
- Erfahrung in der Assistenz von Führungskräften / Leitungspositionen
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Ein gutes Verständnis von bzw. Kenntnisse in Abläufen der öffentlichen (Forschungs-)Einrichtungen oder im Hochschul- bzw. Universitätsumfeld sind wünschenswert
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit (internationalen) Gästen sowie Besucherinnen und Besuchern
- Freude an verantwortungsbewusstem und eigenständigem Arbeiten sowie Problemlösungskompetenz
- Exzellentes Kommunikationsvermögen in deutscher sowie englischer Sprache
Wir bieten
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:
- Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiterbildungsmaßnahmen sind daher für uns selbstverständlich
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- Unsere familienbewusste Unternehmenspolitik und umfangreichen Angebote zur Förderung von Vereinbarkeit von Beruf und Familie stellen sicher, dass Sie Beruf- und Privatleben bestmöglich gestalten können ( go.fzj.de/VereinbarkeitvonBerufundFamilie)
- Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeitmodelle und eine attraktive Gleitzeitgestaltung sowie eine Teilzeittätigkeit mit mindestens 30 Stunden / Woche
- 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Dienstort: Erlangen